Apprendre à animer une réunion en entreprise

animation d'une réunion de travail

La communication interne en entreprise, un élément clé dans la politique des ressources humaines

La communication interne en entreprise s’inscrit dans une dynamique d’échanges d’informations, et constitue un facteur clé dans la réussite, en termes de valeur ajoutée à la gestion RH. Elle permet en effet de fédérer les salariés autour d’un projet, de valoriser leurs compétences et de stimuler leur créativité.

Une politique de communication interne efficace favorise également le renforcement du sentiment d’appartenance, et permet d’instaurer un climat général propice à l’épanouissement.

La communication interne met à contribution tous les collaborateurs, et l’information chemine de manière structurée, à travers la mise en place d’un système permanent, ouvert et rapide. La circulation de l’information se fait selon un circuit bien défini, qui permet d’atteindre un large éventail d’individus.

Les principaux supports de communication interne

Les outils pour mettre en œuvre une communication interne en entreprise sont nombreux, on peut en citer les newsletters, les affichages, la communication en ligne, ou les réunions. Les supports de communication sont définis et personnalisés selon le public cible et la nature du message à passer.

  • Le journal interne : Ce support communicationnel comprend les enjeux de l’entreprise, il est destiné aux salariés et il est présenté soit sous format papier soit sous format numérique.
  • Le livret d’accueil : C’est un support destiné aux nouveaux employés qui arrivent dans l’entreprise, pour leur permettre de bien s’intégrer en trouvant facilement leurs repères.
  • Les notes écrites : Elles permettent de diffuser aux salariés des directives ou des explications.
  • Les tableaux d’affichage : Ils constituent un très bon moyen de circulation de l’information, rapide et à large échelle. Ils sont généralement accrochés dans des endroits très fréquentés comme la cantine.
  • Les réunions : Cet outil de communication est une occasion de regrouper plusieurs salariés pour débattre de sujets définis à l’avance ou prendre des décisions. Les réunions sont organisées selon un horaire, une date et une durée précisées.
  • Le team Building : littéralement construction d’équipe, il permet de renforcer l’esprit de groupe et de fédérer les employés autour d’un projet commun.
  • Les séminaires : Ils se déroulent souvent dans une ambiance festive, et permettent de féliciter des employés ou de mettre en place de nouvelles stratégies. Ce type de réunions constitue une occasion pour souder et motiver l’équipe.
  • L’intranet : Il s’agit d’un réseau interne qui permet aux employés d’accéder aux informations et des les faire circuler en ligne, facilement et en toute sécurité.

Réunion de travail, comment bien l’organiser ?

Les réunions de travail peuvent être perçues comme interminables et dénuées d’intérêt, quand elles ne sont pas correctement préparées, menées et animées. Elles constituent pourtant des exercices essentiels dans la vie d’une entreprise, pour créer une dynamique de groupe.

C’est pour cette raison que les réunions ne doivent pas être négligées, ni organisées machinalement, au risque de se transformer en une routine contre-productive, considérée par les salariés comme une perte de temps.

Pour organiser une réunion de travail efficace, il est essentiel de commencer par identifier les objectifs que les dirigeants souhaitent atteindre. En effet, si une réunion est organisée juste pour transmettre une nouvelle information aux collaborateurs, alors il y a un fort risque qu’aucune plus-value n’en ressorte.

La circulation de l’information de manière verticale ne présente aucun intérêt et la réunion peut facilement être remplacée par un envoi de mail. Il est essentiel de ressortir d’une réunion avec des actions concrètes.

Une réunion doit permettre d’instaurer une culture de débat, de se retrouver entre collaborateurs, de créer des liens sociaux et d’échanger autour de thèmes importants pour l’activité de l’entreprise. Il est donc essentiel d’avoir les bons atouts pour savoir organiser ce genre de sessions.

Lors d’une réunion, les échanges entre collaborateurs doivent être favorisés, en les impliquant, en écoutant leur point de vue et en stimulant leur créativité. Il est essentiel de se mettre dans la dynamique de la réunion. Pour cela, l’animateur doit veiller à envoyer tous les documents en amont, à s’assurer que tous les participants ont compris le contenu et à écouter l’avis de chacun.

Pour que les réunions se déroulent dans une ambiance bienveillante, les animateurs peuvent instaurer des rituels de démarrage, comme un tour de table pour exprimer des sentiments positifs par exemple. D’autres habitudes ludiques permettent de calmer les ardeurs si les tensions montent comme un moment de silence.

Certains collaborateurs reçoivent des formations pour savoir communiquer de manière non violente, et apprendre la gestion des conflits, afin que les réunions de travail soient bien menées par les animateurs.

Quel est le rôle de l’animateur dans une réunion de travail ?

Dans une réunion de travail, l’animateur joue un rôle majeur dans la réussite du bon déroulement du contenu ainsi que de la forme. Il doit en effet aider les participants à travailler pour atteindre l’objectif fixé, et assurer la coordination du groupe en permettant à tous les présents de s’exprimer, et en recadrant la réunion en cas de dérapages.

L’animateur d’une réunion de travail intervient lors de trois phases essentielles, à savoir la préparation, l’introduction et l’aide à la production.

La phase d’organisation de la réunion comprend le choix des participants, la préparation du contenu ainsi que la logistique en termes de matériels et d’outils nécessaires.

L’introduction consiste à accueillir les participants et à présenter l’objet de la réunion, en proposant une méthode de travail, les règles d’organisation de la session, et les contraintes concernant le temps de parole.

L’aide à la production est au cœur du rôle de l’animateur, qui doit stimuler le groupe, gérer la prise de parole et les conflits, soutenir les participants en difficulté, contrôler les membres difficiles, et prévenir les dispersions en recentrant le débat.

A la fin de ces trois phases, l’animateur a pour rôle de faire une synthèse, de rédiger un compte rendu et d’assurer le suivi de la session.

Quelles qualités sont requises pour animer une réunion de travail ?

L’animateur doit posséder de nombreuses qualités pour pouvoir capter l’attention du groupe et faire travailler les participants de manière efficace. Il doit avoir de l’empathie, le sens du contact et de la responsabilité, du leadership, et une curiosité positive. Un bon animateur doit également être sincère, capable de combiner humour et sérieux, tolérant et prêt à remettre en cause ses idées.

Ces qualités sont pour la plupart innées, mais elles peuvent être cultivées et améliorées grâce aux formations en développement personnel.

Pourquoi animer une réunion de travail par le jeu ?

Les réunions de travail sont primordiales pour résoudre certaines problématiques, définir des objectifs, motiver les collaborateurs et améliorer la connexion entre les membres du groupe. Animer une réunion par le jeu permet d’améliorer la motivation et la cohésion des collaborateurs, de souder les équipes et d’intégrer plus rapidement les nouveaux employés.

Afin de mettre les participants en condition, des activités ludiques peuvent être mises en place avant de commencer la réunion, dans l’objectif de briser la glace et de permettre aux collaborateurs de faire connaissance. Les jeux d’entreprise accélèrent la réflexion autour des objectifs fixés, décuplent la créativité, encouragent le partage des idées et permet de dégager des solutions au moyen de comptes rendus.

L’animation des réunions de travail par des jeux conçus sur-mesure est une activité fédératrice, qui aide les managers à mobiliser leurs collaborateurs autour d’un objectif bien précis. Elle permet de mettre en place une pédagogie active, où la transmission de l’information se fait par la participation des membres de l’équipe.

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