Les voyages scolaires, qu’ils soient obligatoires ou facultatifs, sont toujours organisés sous l’autorité du chef d’établissement, qui peut missionner ses équipe pour les différentes étapes de sa préparation. Si vous êtes concerné par l’organisation d’un voyage scolaire et que vous ne savez pas trop comment faire, voici la checklist des éléments à ne surtout pas oublier.

Anticipez votre voyage scolaire !

Dans l’organisation d’un voyage scolaire, le maître mot, c’est l’anticipation ! Sur quelle période sera-t-il organisé ? Quelle sera sa durée ? Où comptez-vous aller et que souhaitez-vous faire ? Il est important d’être au point sur les réponses à ces questions le plus tôt possible. C’est ce qui vous permettra de construire un projet solide. Cela vous permettra notamment d’anticiper la gestion des assurances pour les élèves en cas de sortie facultative.

La communication est aussi un point important. Restez bien en contact au fil des mois avec les familles pour bien les rassurer au sujet de l’organisation du voyage. Les enfants quitteront leurs foyers et seront sous votre entière responsabilité pendant plusieurs jours, ce n’est pas rien ! Les parents ont le droit d’exiger de votre part certaines garanties.

Prévoyez des activités adaptées

Il sera également important de prévoir des activités de groupe adaptées pendant votre voyage. Utilisez votre environnement. Les villes et lieux que vous visitez ont probablement de nombreuses activités à vous proposer.

Dans le cadre d’un voyage scolaire, il est toujours bon de préserver une dimension éducative et pédagogique dans vos activités. Mais attention, cela ne veut pas dire non plus qu’il faut enchaîner les visites de musées à foison. Si vous souhaitez que les enfants gardent quand-même un bon souvenir de leur séjour, rendez ces activités ludiques, et transformez l’apprentissage en jeu, avec des activités interactives.

Réservez le logement à l’avance

Pour le logement des sorties scolaires, il est courant de se tourner vers des auberges de jeunesse ou des gîtes, pour loger des classes parfois nombreuses dans de bonnes conditions.

Il existe des gîtes spécialisés dans les groupes scolaires. C’est l’option idéale pour pouvoir gérer vos enfants dans de bonnes conditions. Si vous logez dans un hôtel avec des voisins, cela risque d’être plus compliqué, notamment au niveau du bruit.

Une classe découverte nécessite souvent un traitement particulier de la part des propriétaires, qui devront se rendre disponible pour assurer la réception et la réponse à vos besoins. Prévenez donc les propriétaires en amont lors de la réservation.

Draps, serviettes, douches, salles pour les bagages, Wi-fi gratuit, proximité avec une zone de jeu… veillez à bien vous assurer de la qualité de votre logement. Il faudra aussi prévoir une cuisine suffisante pour tout le monde, et des dortoirs assez grands pour loger tout votre effectif.

Organisez le transport de votre sortie scolaire

La question du transport des élèves pendant le voyage scolaire se pose également. Nous préconisons la location de bus, pratique pour rassembler les troupes et moins onéreuse que le train ou le covoiturage. Si vous partez de la capitale, des entreprises proposent la location de bus avec chauffeur depuis Paris.

Gérez votre budget

Quel financement pour votre sortie scolaire ?

Les sorties scolaires sont généralement financées par l’Etat, mais il est également possible de demander une contribution aux familles pour compléter les frais. Il faudra dans ce cas organiser un suivi des paiements pour les élèves.

A noter que les sorties facultatives non imposées par le programme peuvent aussi être financées par l’Etat ou les collectivités. N’oubliez donc pas de vous renseigner auprès de votre mairie, ou encore des différents foyers de votre ville (MDL ou encore foyer socio éducatif).

Bien gérer vos dépenses

Dans le cadre de l’organisation d’un voyage scolaire, il est souvent possible de profiter de réductions et tarifs de groupe auprès de différents services (en matière de logement notamment). Mais attention, optimisez votre budget sans pour autant nuire à la qualité de vie de vos élèves pendant le voyage. Les besoins essentiels comme le logement et la nourriture ne doivent pas être négligés !